Zamawiający, Kolegium Europy, wydłuża termin składania ofert na przeprowadzenie monitoringu i ewaluacji w języku angielskim na potrzeby projektu N4CB-II „Natolin4Capacity Building – II” zgodnie z zamieszczoną dokumentacją do dnia 14 sierpnia 2025 r.
Pytania i odpowiedzi do zapytania ofertowego
1. Czy za techniczne rozmieszczenie ankiet na serwerze i gromadzenie odpowiedzi odpowiada Wykonawca, czy będzie to realizowane przez Zespół Projektowy z Państwa strony?
Zaprojekowane przez Wykonawcę ankiety zostaną stworzone w systemie administrowanym przez Kolegium Europy, które będzie też gromadzić odpowiedzi od uczestników.
2. W punkcie dotyczącym analizy kariery alumnów (1.6) wskazano, że rozmowy telefoniczne przeprowadzi członek Zespołu Projektowego. Czy Wykonawca ma jedynie przygotować narzędzie i analizować dane, czy również uczestniczyć w prowadzeniu tych rozmów?
W zakresie zapytania ofertowego Wykonawca ma przygotować narzędzie i analizować dane. Zalecane jest uczestnictwo w pierwszych rozmowach w celu weryfikacji czy rozmowy prowadzone są we właściwy sposób.
3. Kto będzie odpowiedzialny za rekrutację uczestników do wywiadów pogłębionych i fokusów (zwłaszcza wśród alumnów i uczestników webinariów)?
Rekrutację wśród alumnów i uczestników webinariów przeprowadzi Zespół Projektowy.
4. Czy w przypadku wywiadów i fokusów oczekują Państwo pełnych transkrypcji rozmów, czy wystarczą zsyntetyzowane podsumowania / raporty?
Pełne transkrypcje nie są wymagane. Każdy z wywiadów powinien zawierać krótką syntezę i kilka najważniejszych cytatów z wypowiedzi osoby ankietowanej.
5. Czy dobrze rozumiem, że po cząstkowych ewaluacjach komponentów projektu oczekują Państwo też dodatkowego cyklu wywiadów z uczestnikami i absolwentami celem przygotowania pełnego raportu (1.9) ewaluacyjnego projektu?
W pełnym raporcie (1.9) oczekujemy podsumowania ewaluacji cząstkowych oraz włączenia w zakres raportu wniosków z wywiadów z uczestnikami i absolwentami (1.5 i 1.6).
6. Czy znany jest już dokładny harmonogram wszystkich edycji szkoleń stacjonarnych w Warszawie i Kijowie? Czy terminy podane w dokumentacji są już ostateczne?
Daty udostępnione w dokumentacji są najnowszym harmonogramem. W miejscach z szerszym określeniem czasowym (kwartał, miesiąc) oczekujemy na potwierdzenie dokładnej daty.
7. Czy zakłada się obecność Ewaluatora podczas żywych warsztatów w Kijowie i prowadzenie tam wywiadów grupowych? A jeśli tak, to czy budżet projektu zakłada pokrycie kosztów takiego pobytu odrębnie, czy powinny one być uwzględnione w ofercie?
Tak, obecność Ewaluatora będzie konieczna w czasie warsztatów w Kijowie i prowadzenie wywiadów na żywo. Koszty pobytu powinny być uwzględnione w ofercie. Zamawiający może w przypadku pogorszenia się sytuacji bezpieczeństwa zgodzić się na przeprowadzenie wywiadów online lub współpracę wykonawcy z innym, miejscowym/ukraińskim podmiotem o odpowiednich kwalifikacjach.
8. Czy tłumaczenie na język ukraiński dotyczy wyłącznie raportu zbiorczego i prezentacji, czy również innych raportów cząstkowych?
Wymaganie dotyczy jedynie raportu zbiorczego i prezentacji.
9. Czy informacje zwrotne do kwestionariuszy, raportów i produktów będzie przekazywała jedna osoba z Państwa strony, czy należy się spodziewać opinii od kilku partnerów?
W projekt zaangażowanych jest kilkoro interesariuszy i wszyscy mogą przesyłać informacje zwrotne dotyczące raportów oraz innych produktów. W przypadku kwestionariuszy, uwagi mogą być przesyłane wyłącznie przez grantobiorców (Kolegium oraz HSPG). Informacje będą gromadzone przez Zespół Projektowy i przekazywane przez jedną, wyznaczoną do współpracy z Wykonawcą osobę.
10. Czy przewidują Państwo fakturowanie etapowe (np. po dostarczeniu raportów cząstkowych), czy przewidziana jest płatność ryczałtowa
Przewidujemy fakturowanie etapowe po ustaleniu dokładnych etapów z Wykonawcą.